Les factures d'acompte et les avoirs font partie des cas qui inquiètent le plus les comptables au moment du passage à la facturation électronique. Bonne nouvelle : ces documents sont parfaitement gérés par les Plateformes Agréées, à condition d'appliquer quelques règles précises.
Acompte vs avoir vs facture définitive : rappel
Facture d'acompte
Émise avant la livraison ou la prestation, elle constate le versement d'un acompte. Elle :
- Contient l'ensemble des mentions légales d'une facture
- Génère collecte de TVA dès l'encaissement (sauf options)
- Doit être ultérieurement référencée dans la facture définitive
Facture d'avoir (note de crédit)
Émise pour réduire ou annuler une facture précédente :
- Remboursement total ou partiel
- Geste commercial après livraison
- Erreur de facturation à corriger
- Retour de marchandises
Note de débit (rare)
Émise pour augmenter un montant déjà facturé : peu utilisée en France, mais existe dans certains EDI.
Acomptes : règles dans le format structuré
Émission d'une facture d'acompte via PA
Le format Factur-X / UBL prévoit un type de document spécifique pour les acomptes :
- Code BT-3 = "Type de facture" → 386 (Prepayment invoice) dans la nomenclature UN
- Mention obligatoire "Facture d'acompte" lisible
- Référence à la commande ou au devis associé
TVA sur acompte
Depuis 2023, la TVA est exigible dès l'encaissement de l'acompte sur les ventes de biens (auparavant à la livraison). Cela uniformise le traitement avec les prestations de services.
"La TVA est due dès l'encaissement de l'acompte, qu'il s'agisse de biens ou de services." — Article 269 du CGI
La facture définitive après acompte
Trois pratiques admises :
Pratique 1 — Solde net
La facture finale ne porte que le solde restant à payer, en référençant les acomptes déjà versés.
Pratique 2 — Total avec déduction
La facture finale reprend le total HT et TVA, puis déduit explicitement les acomptes déjà facturés.
Pratique 3 — Refacturation totale
Plus rare : refacturation du tout suivi d'un avoir d'annulation des acomptes (à éviter, source d'erreurs).
Référencement obligatoire
Quel que soit le choix, la facture définitive doit référencer les numéros des factures d'acompte dans son format structuré (champ "Preceding invoice reference").
Avoirs : règles dans le format structuré
Émission d'un avoir via PA
L'avoir est un type de document distinct dans le format structuré :
- Code BT-3 = 381 (Credit note)
- Numérotation séquentielle dans une série dédiée ou continue
- Référence obligatoire à la facture d'origine corrigée
- Montants en négatif si l'avoir réduit le total
Mentions obligatoires
- "Avoir" ou "Note de crédit" en clair
- Numéro et date de la facture d'origine
- Motif de l'avoir (geste commercial, retour, erreur, etc.)
- Mêmes mentions légales qu'une facture (n° TVA, mentions légales, etc.)
Cycle de vie spécifique
Statuts gérés par la PA
Comme toute facture électronique, acomptes et avoirs traversent les statuts du cycle de vie :
- Déposée
- Reçue par le destinataire
- Approuvée / refusée
- Encaissée / décaissée
- Litigieuse (le cas échéant)
Spécificité de l'avoir
L'avoir doit être rattaché à la facture d'origine dans le système, ce qui permet :
- Suivi automatique du solde dû ou à rembourser
- Cohérence des données fiscales
- Pré-remplissage CA3 plus précis
Tableau des cas particuliers
| Cas | Type de document | Référence | TVA |
|---|---|---|---|
| Acompte 30% | Facture d'acompte (386) | À la commande | Exigible à l'encaissement |
| Solde après livraison | Facture définitive (380) | Aux acomptes | Solde de TVA |
| Remboursement total | Avoir (381) | À la facture | Récupération TVA |
| Geste commercial | Avoir (381) | À la facture | Récupération TVA |
| Erreur sur taux TVA | Avoir + nouvelle facture | À la facture erronée | Régularisation |
Erreurs fréquentes à éviter
Émettre un acompte sans le référencer plus tard
La facture définitive doit référencer les acomptes. Sinon : risque de double comptage de TVA et redressement.
Numérotation incohérente
Les avoirs doivent suivre une numérotation continue ou dans une série dédiée, sans rupture. Le format structuré bloque les numéros doublons.
Annuler par un avoir une facture déjà payée et refacturer
Cette pratique reste possible mais alourdit la traçabilité. Privilégier les régularisations partielles via avoir simple.
Oublier la motivation de l'avoir
Le format Factur-X comporte un champ "Motif" : obligatoire en cas d'avoir, surtout pour les retours et gestes commerciaux.
Bonnes pratiques
Paramétrage initial de la PA
- Vérifier la disponibilité des types de document 386 (acompte) et 381 (avoir)
- Configurer la numérotation automatique
- Tester un cycle complet : devis → acompte → solde → avoir éventuel
Comptabilité
- S'assurer que votre logiciel récupère bien le type de document depuis la PA
- Cohérence avec les écritures comptables (411, 419, 4458, etc.)
- Pré-rempli CA3 vérifié
Communication client
Sur les factures d'acompte, indiquer clairement le calendrier des paiements restants et le planning de la facture définitive pour éviter les confusions.
En résumé
- Acomptes et avoirs sont parfaitement gérés par les Plateformes Agréées
- Type de document dans le format structuré : 386 pour acompte, 381 pour avoir
- TVA des acomptes exigible à l'encaissement depuis 2023, biens et services
- Référencement obligatoire entre acompte et facture définitive
- Avoirs doivent référencer la facture d'origine et indiquer un motif
- Numérotation : continue ou série dédiée, sans rupture
- Tester le cycle complet dans votre PA avant la mise en production