Freelance dev, agence web, ESN, studio créatif : votre activité génère devis, factures récurrentes, refacturations multi-clients. La Plateforme Agréée s'intègre à votre stack — voici comment, sans casser vos process existants.
Vos flux types
Flux 1 — Devis client
Le devis est un document commercial, pas une facture. Pas concerné par la PA tant qu'il n'est pas accepté/facturé.
Flux 2 — Facturation forfaitaire ou TJM
Une fois la mission validée : facturation B2B au client final. Passe par votre PA dès septembre 2026 (GE) ou 2027 (TPE-PME).
Flux 3 — Abonnements récurrents (TMA, SaaS, maintenance)
Récurrence mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Émission programmée via votre logiciel + PA.
Flux 4 — Refacturation sous-traitants
Vous sous-traitez du dev, du design, du contenu. Les sous-traitants vous facturent, vous refacturez parfois au client en marque blanche.
Flux 5 — Achats outils SaaS
Notion, Linear, Figma, Vercel, Slack, etc. : ces fournisseurs majoritairement étrangers ne passent pas par les PA françaises. Restent en PDF/réception manuelle.
Articulation devis → facture en PA
Pattern classique
Devis (Word, Notion, outil métier) ─── acceptation ──> Conversion en facture
│
Logiciel comptable
│
API PA
│
PPF/Annuaire → Client
Outils intégrés devis + facture + PA
- Pennylane : devis → facture → PA en une chaîne
- Tiime : idem, plus orienté freelances
- Freebe : freelances et auto-entrepreneurs, intégration PA prévue
- Henrri : facturation gratuite, intégration PA via partenaire
- Sellsy : ERP + facturation + PA
- Axonaut : ERP français + PA
Comparatif des outils pour freelances et petites agences
| Outil | Cible | Devis | Récurrence | PA incluse | Tarif mensuel |
|---|---|---|---|---|---|
| Indy | Auto-entrepreneur, BNC | ✅ | ✅ | ✅ | ~20 € |
| Tiime | Freelance, TPE | ✅ | ✅ | ✅ | ~25 € |
| Pennylane | TPE-PME | ✅ | ✅ | ✅ | ~30-50 € |
| Freebe | Auto-entrepreneur | ✅ | ✅ | 🟡 partenaire | ~15 € |
| Henrri | TPE | ✅ | ✅ | 🟡 partenaire | gratuit + PA |
| Sellsy | PME / agences | ✅ | ✅ | ✅ | ~80 €+ |
| Axonaut | TPE/PME | ✅ | ✅ | ✅ | ~30-60 € |
Abonnements récurrents : automatiser
Patterns d'émission récurrente
- Pré-programmation : vous créez le client + tarif + récurrence dans votre outil
- Génération automatique : à date fixe (1er du mois par exemple), la facture est générée
- Envoi PA : la PA reçoit la facture et la pousse au client
- Suivi de statut : vous voyez si la facture est livrée, approuvée, payée
Bonnes pratiques
- Numéroter clairement : INV-2026-0042 + référence abonnement
- Référencer le contrat ou bon de commande client si demandé
- Anticiper les changements de tarif : pas de surprise au renouvellement
- Synchroniser avec votre comptabilité analytique (catégoriser par produit/projet)
Refacturation et marque blanche
Cas 1 — Refacturation pure
Vous achetez 1 200 € à un sous-traitant, vous refacturez 1 200 € au client.
Pattern : facture sous-traitant entre dans votre PA (réception), facture client sort de votre PA (émission). Deux flux distincts.
Cas 2 — Refacturation avec marge
Vous achetez 1 200 €, vous refacturez 1 800 €.
Pattern : votre marge est du chiffre d'affaires. La facture client n'a pas à mentionner la décomposition (sauf demande spécifique).
Cas 3 — Sous-traitance facturée directement par le sous-traitant au client
Le sous-traitant facture directement votre client (sans passer par vous). Vous touchez une commission facturée à votre sous-traitant ou au client.
Pattern : trois acteurs, trois factures, trois flux PA. À bien tracer.
TJM et facturation au temps passé
Pattern Excel + outil de temps
Beaucoup de freelances notent leur temps sur Notion / Toggl / Harvest, puis facturent via Indy ou Tiime. Le TJM × nombre de jours est saisi à la main.
Patterns automatisés
- Harvest → Pennylane : sync directe des temps facturables
- Toggl → API custom → PA
- Float / Clockify → outil compta
Cas d'usage concrets
Cas 1 — Freelance dev TJM 600 €, ~80 K€ CA
10 clients en mission ponctuelle ou TMA.
Solution : Indy + PA inclus + Toggl pour le temps.
Setup : 1 journée. Coût : 20 €/mois Indy + 0 € PA (inclus).
Cas 2 — Agence web 5 personnes, ~600 K€ CA
20-30 factures/mois, plusieurs abonnements TMA.
Solution : Sellsy ou Axonaut + PA intégrée.
Setup : 1 semaine. Coût : 80-150 €/mois.
Cas 3 — ESN 30 personnes, ~3 M€ CA
100+ factures/mois, multi-projets, refacturation sous-traitants.
Solution : ERP métier (Boondmanager, Akuiteo) + connecteur PA (Pennylane, Yooz, Esker).
Setup : 1-3 mois. Coût : ~200-500 €/mois ERP + PA.
Cas 4 — Studio créatif freelance solo
CA 60 K€, 5-10 clients récurrents.
Solution : Freebe ou Tiime + PA inclus / via partenaire.
Coût : 15-25 €/mois.
Multi-clients et reporting
Tableau de bord recommandé
Votre PA + logiciel compta doivent vous offrir :
- Factures émises ce mois par statut (livrée, payée, refusée)
- Encours clients (factures > 30 jours non payées)
- Récurrence (revenus prévisibles vs ponctuels)
- TVA collectée par taux
Suivi paiement automatique
Certains outils (Pennylane, Sellsy) intègrent un suivi paiement depuis le compte bancaire pro :
- Match auto facture ↔ virement reçu
- Relances automatiques pour les impayés
- Statut "payé" remonté à la PA
Erreurs fréquentes
Émettre depuis Word ou Excel
Non conforme : un PDF Excel n'est pas une facture électronique structurée. Il faut un Factur-X ou UBL depuis un outil connecté PA.
Oublier la TVA intracommunautaire
Si vous facturez des clients UE B2B, c'est de l'autoliquidation. À paramétrer dans votre outil + PA.
Ne pas distinguer devis et facture
Le devis n'est pas dans le périmètre PA. Pas besoin de le faire transiter.
Sous-estimer le volume facture cachée
Une mission "forfait" peut générer 3 factures (acompte + intermédiaire + finale). Tous passent par la PA.
Refacturation mal documentée
Refacturer 1 200 € au client sans tracer le sous-traitant = risque comptable. Garder une piste auditable dans votre outil.
Recommandations selon profil
| Profil | Outil + PA recommandés | Coût mensuel |
|---|---|---|
| Auto-entrepreneur (< 80 K€) | Freebe ou Indy | 15-20 € |
| Freelance BNC/BIC | Indy ou Tiime | 20-25 € |
| Petite agence (< 5 personnes) | Pennylane ou Axonaut | 30-50 € |
| Mid agence (5-20) | Sellsy ou Axonaut Pro | 80-200 € |
| ESN structurée | ERP métier + PA spécialisée | 200-500 € |
En résumé
- Devis : hors périmètre PA ; à convertir en facture lors de l'accord
- Récurrence : à automatiser dans votre outil, PA gère l'émission
- Refacturation : deux flux PA (in + out), à bien tracer
- TVA intracommunautaire : autoliquidation, paramétrer correctement
- Outils intégrés (Indy, Tiime, Pennylane, Sellsy, Axonaut) couvrent 80 % des besoins freelances et petites agences
- Erreur n°1 : émettre depuis Word/Excel — il faut un outil connecté PA
- ESN structurée : ERP métier (Boondmanager, Akuiteo) + connecteur PA reste l'option