La DGFiP a défini 14 statuts standardisés au cycle de vie d'une facture électronique en France. Comprendre ces statuts est essentiel pour piloter votre activité, vos relances et votre comptabilité. Décryptage.
Les 14 statuts officiels
| # | Statut | Sens | Acteur émetteur |
|---|---|---|---|
| 1 | Émise | Facture créée et signée par l'émetteur | Votre PA émettrice |
| 2 | Déposée | Soumise à la PA émettrice | Votre PA émettrice |
| 3 | Rejet PA émettrice | Refus pour format/contenu invalide | Votre PA émettrice |
| 4 | Transmise au PPF | Envoyée à l'annuaire central | Votre PA émettrice |
| 5 | Rejet PPF | Annuaire refuse (SIREN, routage) | PPF |
| 6 | Transmise à la PA destinataire | Annuaire a routé | PPF |
| 7 | Mise à disposition | PA destinataire l'a déposée pour le client | PA destinataire |
| 8 | Prise en charge | Client a accusé bonne réception | Client / PA destinataire |
| 9 | Approuvée | Client a validé le contenu | Client |
| 10 | Approuvée partiellement | Client conteste une partie | Client |
| 11 | Refusée | Client refuse intégralement (motif obligatoire) | Client |
| 12 | Encaissée | Paiement reçu | Émetteur |
| 13 | Suspendue | Litige ou attente clarification | Client / émetteur |
| 14 | Archivée | Hors cycle actif, conservée 10 ans | Émetteur / PA |
Cycle nominal
[1] Émise
↓
[2] Déposée à votre PA
↓
[4] Transmise au PPF
↓
[6] Transmise à la PA destinataire
↓
[7] Mise à disposition du client
↓
[8] Prise en charge (accusé)
↓
[9] Approuvée
↓
[12] Encaissée
↓
[14] Archivée
Durée typique : 1 à 60 jours selon les conditions de paiement et les workflows clients.
Cycle avec rejet
[1] Émise → [2] Déposée → [3] Rejet PA émettrice (format invalide)
↓
Correction et nouvelle soumission
↓
[2] Déposée OK
↓
suite normale
Causes fréquentes de rejet PA émettrice (statut 3)
- XML Factur-X invalide
- Montants HT + TVA ≠ TTC
- SIREN mal formaté
- Numérotation discontinue
- Date d'émission future
Cycle avec rejet annuaire
[1] → [2] → [4] Transmise au PPF
↓
[5] Rejet PPF (SIREN destinataire inconnu)
↓
Vérification du SIREN / routage
↓
Soumission avec SIREN corrigé
Causes fréquentes de rejet PPF (statut 5)
- SIREN destinataire inactif ou inexistant
- Pas de PA déclarée pour ce SIREN à l'annuaire
- Adresse électronique d'entreprise mal formée
Cycle avec refus client
[1] → [2] → [4] → [6] → [7] → [8] → [11] Refusée
↓
Motif de refus (obligatoire)
↓
Émission d'un avoir + nouvelle facture
↓
Cycle complet à nouveau
Motifs de refus standardisés
- Prestation non commandée
- Montant erroné
- TVA incorrecte
- Client erroné
- Conditions de paiement non négociées
- Doublon d'une facture déjà reçue
Statut 10 : approbation partielle
Particularité française : le client peut approuver partiellement une facture.
Cas d'usage
- Sur un bon de commande de 1 000 €, le client reçoit une facture de 1 200 €. Il approuve les 1 000 € et refuse les 200 €.
- Vous devez alors émettre un avoir des 200 €.
Implications comptables
L'approbation partielle ne déclenche pas le paiement complet : gestion des litiges structurés.
Statut 13 : suspendue
Cas d'usage
- Client conteste un point spécifique sans refuser
- Documents complémentaires demandés (BL, PV de réception)
- En attente de clarification commerciale
Implication PA
La facture reste en circuit actif, comptable mais non encaissable.
Retour à un statut actif
- Soit approuvée (passage à 9)
- Soit approuvée partiellement (passage à 10)
- Soit refusée (passage à 11)
Statut 12 : encaissée
Comment la PA sait que c'est payé ?
Trois mécanismes :
- Saisie manuelle depuis votre logiciel comptable
- Sync bancaire automatique (matching virement ↔ facture)
- Déclaration par le client depuis sa PA réceptrice
Importance pour la TVA
Pour les TVA sur encaissements (prestations de services), c'est le statut 12 qui déclenche l'exigibilité TVA.
Statut 14 : archivée
Durée légale
10 ans de conservation. La PA doit garantir :
- Intégrité (pas de modification possible)
- Lisibilité (PDF/A-3 ou équivalent)
- Accessibilité (en cas de contrôle fiscal)
Sortie d'archive
En cas de contrôle fiscal, vous pouvez télécharger les factures archivées depuis le portail PA.
Codes erreur fréquents
| Code | Cause | Action |
|---|---|---|
| INV-001 | XML Factur-X invalide | Validation XSD |
| INV-002 | Montants incohérents | Recalcul TTC |
| INV-003 | SIREN émetteur invalide | Vérifier SIREN |
| INV-004 | SIREN destinataire inconnu | Annuaire INSEE |
| INV-005 | Pas de PA déclarée destinataire | Contacter le client |
| INV-006 | Date d'émission future | Corriger la date |
| INV-007 | Doublon (idempotence) | Vérifier la clé |
| INV-008 | Devise non supportée | Adapter ou doubler en EUR |
| INV-009 | TVA invalide | Mise à jour taux |
| INV-010 | Numérotation discontinue | Combler la séquence |
Bonnes pratiques
1. Mapper tous les statuts dans votre logiciel
Ne pas se limiter à "émise/payée". Votre logiciel comptable doit gérer les 14 statuts pour piloter correctement les relances.
2. Gérer les webhooks de manière fiable
- File d'attente pour les webhooks reçus
- Reprise après crash
- Idempotence côté votre serveur
3. Tableau de bord par statut
Visualiser :
- Combien de factures en attente d'approbation (8 → 9)
- Combien refusées (11) — déclencheur de support client
- Combien suspendues (13) — déclencheur de relance commerciale
- Combien non payées (9 → 12 manquant)
4. Reporting analytique
- Taux de refus mensuel (objectif < 2 %)
- Délai moyen émission → approbation
- Délai moyen émission → encaissement
- Top motifs de refus : priorisation des correctifs
5. Procédure formelle pour les motifs
Documenter en interne :
- Si refus pour montant : qui corrige, comment, dans quel délai ?
- Si suspendue : qui contacte le client, sous quel format ?
- Si approbation partielle : qui émet l'avoir ?
Erreurs fréquentes
Ignorer les statuts intermédiaires
Ne suivre que "émise" et "payée" = passer à côté des refus et litiges. Risque de perte de revenu.
Mal gérer les avoirs après refus partiel
Un avoir mal formé après une approbation partielle = facture rejetée à nouveau = bug en cascade.
Pas de SLA interne sur les refus
Si un client refuse, traiter sous 5 jours ouvrés maximum. Sinon risque de prescription ou dégradation de la relation client.
Confondre PPF et PA
Le PPF (Portail Public de Facturation) est l'annuaire, pas une PA. Sa fonction est de router entre PA.
En résumé
- 14 statuts officiels définis par la DGFiP
- Cycle nominal : émise → déposée → transmise → mise à disposition → approuvée → encaissée → archivée
- 3 rejets possibles : PA émettrice, PPF, client final
- Statuts spécifiques : approbation partielle (10), suspendue (13)
- Encaissement déclenche l'exigibilité TVA sur prestations de services
- Archivage 10 ans garanti par la PA
- Mapper tous les statuts dans votre logiciel = condition pour bien piloter