Facture suite à un achat payé avec une carte logée (carte d'achat)
Le collaborateur règle une dépense via une carte logée d'entreprise. Comment la facture du vendeur s'articule avec le relevé mensuel et les statuts de paiement ?
Plateformes Agréées qui gèrent ce cas
Sage
Solutions de gestion comptable et facturation pour entreprises
Yooz
Automatisation intelligente du traitement des factures
Agicap
Gestion de trésorerie et facturation électronique
Spendesk
Gestion des dépenses et facturation pour équipes finance
Le scénario
Une entreprise utilise une carte logée (carte d'achat) pour les frais de déplacement de ses collaborateurs. Le vendeur facture la prestation à l'entreprise mais est payé par le gestionnaire de carte. L'entreprise reçoit un relevé mensuel global qu'elle règle au gestionnaire.
Acteurs impliqués
- Vendeur
- Collaborateur
- Gestionnaire de cartes (tiers payeur)
- Entreprise (acheteur)
Champs Factur-X / EN16931
Cadres de facturation (BT-23)
B2, S2, M2 (déjà payée)Codes / blocs EN16931 utilisés
BT-87 (4-6 chiffres carte)BT-88 (porteur)BT-113 = BT-112BT-115 = 0Cycle de vie de la facture
Cinématique
- Le collaborateur achète et règle avec la carte logée
- Le vendeur transmet les infos de paiement au gestionnaire de cartes
- Le gestionnaire de cartes paye le vendeur pour le compte de l'entreprise
- Le vendeur émet une facture déjà payée au nom de l'entreprise
- L'entreprise reçoit un relevé mensuel du gestionnaire et le règle
Champs à renseigner
- BT-23 :
B2,S2,M2(facture déjà payée) - BT-87 : 4 à 6 derniers chiffres de la carte
- BT-88 : nom du porteur (optionnel, attention RGPD)
- BT-113 = BT-112, BT-115 = 0
Statut « Encaissée »
Dès que le gestionnaire de cartes paye le vendeur, ce dernier transmet le statut « Encaissée » via sa PA. Si l'entreprise refuse l'achat sur le relevé mensuel, le vendeur devra émettre un statut Encaissée négatif d'annulation.
Questions fréquentes
L'entreprise peut-elle refuser un achat sur sa carte logée ?↓
Oui, lors du rapprochement mensuel. Dans ce cas, elle pose un statut Refusée ou ouvre un litige, et le vendeur émet un statut Encaissée négatif.
Y a-t-il un risque RGPD à mentionner le nom du porteur ?↓
Oui. Préférer un identifiant ou matricule plutôt que le nom complet, et limiter aux 4 derniers chiffres de la carte.
Quelles PA gèrent ce cas d'usage ?
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