Frais payés par un collaborateur avec facture au nom de l'entreprise
Le collaborateur avance des frais professionnels et obtient une facture libellée au nom de son entreprise. Comment l'émetteur doit-il la traiter en facturation électronique ?
Plateformes Agréées qui gèrent ce cas
Pennylane
Logiciel de comptabilité et facturation tout-en-un pour PME
Qonto
Compte pro et facturation électronique intégrés
Sage
Solutions de gestion comptable et facturation pour entreprises
Sellsy
CRM et facturation tout-en-un pour TPE/PME
Le scénario
Un salarié paye une dépense professionnelle (hôtel, restaurant, taxi) en avançant les fonds, et demande une facture au nom de son entreprise. La facture entre dans le périmètre e-invoicing si le vendeur est assujetti à la TVA en France.
Acteurs impliqués
- Vendeur (hôtel, restaurant, transport)
- Collaborateur (paye)
- Acheteur (entreprise destinataire)
Champs Factur-X / EN16931
Cadres de facturation (BT-23)
B2, S2, M2 (déjà payée)Codes / blocs EN16931 utilisés
EXT-FR-FE-BG-02 (Tiers PAYEUR = collaborateur)BT-113 = BT-112BT-18 + AHK (référence collaborateur)Cycle de vie de la facture
Le scénario
Le collaborateur fournit au vendeur l'adresse de facturation électronique de son entreprise (forme SIREN ou SIREN_DEPENSES) ainsi qu'un identifiant pour permettre le rapprochement (matricule, n° de ticket de caisse, 6 derniers chiffres de la CB).
Particularités
- La facture est déjà payée (cadre B2/S2/M2)
- BT-113 = BT-112 (montant total TTC), BT-115 = 0
- Le collaborateur est un tiers PAYEUR (bloc EXT-FR-FE-BG-02)
- Pour le RGPD : préférer un matricule plutôt que le nom du collaborateur
Astuce SEO et pratique
L'entreprise peut créer une adresse de facturation électronique dédiée (ex: 123456789_FRAISCOLLAB) confiée à un OD ou outil de gestion de notes de frais qui consolidera automatiquement ces factures.
Référence dans le profil EN16931
Si le profil EN16931 (sans extension) est utilisé, le matricule peut figurer dans BT-18 (Objet facturé) avec le code BT-18-1 = AHK (référence du payeur).
Questions fréquentes
Faut-il une facture électronique pour chaque note de frais ?↓
Oui dès lors que le vendeur est assujetti à la TVA en France et que le client est l'entreprise (B2B). Si la facture est au nom du collaborateur seul, voir le cas n°6.
Comment respecter le RGPD ?↓
En remplaçant le nom du collaborateur par un matricule ou un identifiant interne anonymisé dans la facture.
Quelles PA gèrent ce cas d'usage ?
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